CLAUS PER A MANTENIR UNA REUNIÓ PRODUCTIVA

31 Mar
gestoria vilafranca

CLAUS PER A MANTENIR UNA REUNIÓ PRODUCTIVA

Una de les prioritats del nostre equip és l’eficiència, per això avui, De Cara Assessors, la vostra assessoria de Vilafrancavolem compartir amb vosaltres les nostres claus per a mantenir una reunió productiva. 

I és que, les reunions poden ser grans enemigues de la productivitat, ja que són moltes les empreses que en celebren de manera constant, bloquejant així les agendes dels seus treballadors durant hores i hores. Però, són necessàries tantes reunions? 

  • La primera clau és, precisament, respondre aquesta pregunta. Cal celebrar reunions quan sigui realment necessari. A vegades, l’assumpte que es vol tractar en la reunió es pot gestionar a través d’una trucada o d’un mail. Una reunió serà imprescindible si cal: transmetre informació, identificar problemes i prendre decisions. 
  • Cal tenir l’objectiu ben definit. Per què ens reunim i què esperem d’aquesta trobada. Si no tenim una resposta clara a aquestes preguntes, probablement la reunió serà una pèrdua de temps. 
  • Escollir els participants adequats. Cal tenir clar qui són els “decision makers”, és a dir, les persones clau que necessitem de veritat per tal d’aconseguir l’objectiu que ens hem marcat. 

N’hi ha que diuen que “si no parlen, no són necessaris”. No cal excloure’ls del tot, i és que no ens hem d’oblidar dels correus electrònics, els comunicats i els butlletins informatius, que ens serviran per a mantenir informats a aquestes persones que no cal que assisteixin a la reunió.

  • Cal planificar els temes a parlar. Però no només això, sinó que també serà necessari que estiguin ordenats per importància i que tinguem clara quanta estona volem dedicar a cada punt. 

Un cop tinguem clara aquesta llista, l’hem de compartir en la mateixa convocatòria. D’aquesta manera, les persones assistents sabran per a què se les necessita, i tothom podrà preparar els seus propis punts. 

  • La puntualitat, com sempre, és clau. Cal assegurar-se que es comença la reunió (i s’acaba) amb la major puntualitat possible.
  • Una bona gestió del temps és primordial. Per això, es pot designar un moderador o una persona que lideri la reunió. D’aquesta manera ens assegurem que es tracta cada tema de la llista i que es respecta el temps definit per a cadascun.
  • Després de la reunió, envia un resum per e-mail. Explica com ha anat la reunió i quines decisions s’han pres. Això facilitarà el seguiment de tots sobre el tema.

Aquestes són les claus per a mantenir una reunió productiva que seguim a De Cara Assessors, la vostra gestoria de Vilafranca.